Utländsk arbetskraft blir allt vanligare även inom de gröna näringarna, från jord- och skogsbruk till trädgårdsanläggning, utemiljö och underhåll. Men för den som vill anlita kompetens utanför Sveriges gränser finns en hel del att beakta – oavsett du anlitar ett företag eller anställer en privatperson. 

Bristen på lokal kvalificerad arbetskraft är i dagsläget ett globalt problem, som omfattar många branscher och yrkesområden. Att ta in utländsk arbetskraft har därför blivit lösningen för många företagare vid arbetstoppar, eller när det kommer till att säkra upp specifika kompetensområden. Särskilt sedan den stora arbetskraftsinvandringsreformen 2008, då den så kallade myndighetsbaserade arbetsmarknadsprövningen gick i graven. 

I den här texten kommer vi att titta på några av de mest grundläggande reglerna och bestämmelserna för dig som överväger att anställa utländsk arbetskraft. 

En viktig distinktion, till att börja med, är om den eller de du vill rekrytera har ett medborgarskap från ett EU-land eller inte. För medborgare inom EU krävs inget särskilt tillstånd för att arbeta i Sverige. Medborgare i länder utanför EU behöver däremot tillstånd från Migrationsverket för att arbeta i Sverige. Ett arbetstillstånd tar vanligtvis sex till tolv månader att få, och bygger på att flera krav är uppfyllda.

Ett av dem är till exempel det omdiskuterade, och av många kritiserade, försörjningskravet. Sedan november 2023 gäller att arbetskraftsinvandrare från länder utanför EU ska erhålla en lön på minst 80 procent av medianlönen i Sverige, det vill säga 27 360 kronor. Detta är med andra ord den minsta lön du kan erbjuda som arbetsgivare. Ett undantag från försörjningskravet är dock säsongsanställda.

För att kunna anställa en person hemmahörande i ett land utanför EU krävs vidare att tjänsten först ska ha utannonserats i Sverige och inom EU under minst tio kalenderdagar – och då förslagsvis inte via en lapp i receptionen à la Anna Kinberg Batras rekryteringar på Länsstyrelsen i Stockholm. Annonseringskravet gäller dock bara vid nyrekrytering, och omfattar heller inte personer som redan är anställda hos en arbetsgivare utomlands, och som av arbetsgivaren fått uppdrag att utföra arbete i Sverige.

Det är du som arbetsgivare som ansvarar för att kontrollera att den du tänker anställa har rätt att arbeta i Sverige. Att ha anställda som saknar rätt att vistas och arbeta i Sverige är ett brott mot utlänningslagen, och kan i värsta fall medföra fängelse, även om den vanligaste påföljden är böter. 

Som exempel dömdes en 46-årig egenföretagare i Stockholm nyligen till böter på sammanlagt 55 500 kronor, efter att ha haft en ukrainsk medborgare utan arbetstillstånd anställd under fyra månader. Än dyrare blev det för en 45-årig företagare i Stockholm, som dömdes att betala 93 000 kr till staten. 

Det är också viktigt att komma ihåg att många tillstånd är tillfälliga, och att de dessutom kan vara platsspecifika. Ett tillstånd kan till exempel gälla de första två åren, och då endast vara giltigt för arbete på ett visst företag. 

Just detta drabbade ett företag i Kumla våren 2023, som anställt en utländsk medborgare med giltigt arbetstillstånd och svenskt skattekonto, men sedan inte uppmärksammat att arbetstillståndet gått ut. Böterna för företaget landade sedermera på 105 000 kr. 

Med detta sagt, låt oss fortsättningsvis förutsätta att den utländska arbetskraften kommer från EU, och därmed per definition har arbetstillstånd. 

Nästa aspekt att beakta är vilken typ av arbetskraft som anlitas. Rör det sig om en privatperson (eller flera), eller ett företag? Detta styr om skatteavdrag ska göras, om arbetsgivaravgifter ska betalas och vilka kontrolluppgifter som ska lämnas.

Det skatterättsligt enklaste är naturligtvis att anlita en utländsk företagare som är godkänd för svensk F-skatt. Att företaget i sig är registrerat i ett annat land har i det här sammanhanget mindre betydelse.

Om det utländska företaget saknar svensk F-skatt ska ett skatteavdrag på 30 procent räknas bort från ersättningen för arbetet. Skyldigheten att göra skatteavdrag gäller endast ersättning för utfört arbete, och således inte ersättning för material och resor/transporter. Skatteavdraget betalas in till uppdragsgivarens skattekonto, och ska även redovisas i arbetsgivardeklarationen. 

I det fall en utländsk företagare bedriver en enskild näringsverksamhet ska du även betala arbetsgivaravgifter på den ersättning som du har betalat ut. 

Om du som svensk arbetsgivare anställer en utländsk privatperson för arbete här i Sverige avgörs beskattningsfrågan av hur länge den anställda ska vistas i Sverige. 

En anställd som vistas i Sverige under högst sex månader kan välja mellan två huvudsakliga sätt att bli beskattad. Vanlig inkomskatt, som fungerar på samma sätt som för arbetstagare bosatta i Sverige. Den anställde ansöker då om A-skatt, och ska sedermera lämna inkomstdeklaration. 

Alternativet är särskild inkomstskatt för utomlands bosatta, en inkomstskatt på 25 procent som du som arbetsgivare drar från den anställdas bruttolön. Den anställda behöver då inte lämna någon inkomstdeklaration, men får inte heller göra några avdrag från inkomsten. 

Efter sex månader gäller normalt endast vanliga beskattningsregler. Och efter ett år i Sverige kommer den anställde att folkbokföras i landet. 

Som regel gäller att arbetstagare omfattas av arbetslandets socialförsäkringssystem, vilket innebär att du som arbetsgivare också betalar arbetsgivaravgifter på ersättningarna till de anställda. Ett undantag är dock om den anställde har ett A1-intyg som visar att han/hon tillhör ett annat lands socialförsäkringssystem. Det innebär då att du som arbetsgivare är skyldig att betala sociala avgifter i det landet. 

En kort summering då, och några handfasta tips som avslutning, för att kunna ha torrt på fötterna om utländsk arbetskraft behöver rekryteras. 

❚ Slarva inte med kontrollerna. Be om att få se pass eller nationellt ID-kort på samtliga arbetstagare innan de anställs. Ett körkort räcker inte. En person som befunnit sig i Sverige kan inneha ett svenskt körkort, men det säger inget om medborgarskap eller rätten att vistas eller arbeta i Sverige. 

❚ Dokumentera och spara en kopia av uppgifterna från Migrationsverket. Och glöm inte att många tillstånd, såsom uppehålls- och arbetstillstånd, är tillfälliga, och att de därför behöver följas upp under anställningen.

❚ Kolla upp vad som gäller socialförsäkring och sociala avgifter. Omfattas den anställde av Sveriges socialförsäkringssystem, eller motsvarande system i sitt hemland? 

❚ Vid nyrekrytering av arbetskraft utanför EU, kom ihåg att tjänsten först måsta annonseras ut i Sverige/EU under minst 10 kalenderdagar.  

❚ Avslutningsvis är det också viktigt att betänkta de mjuka värdena, särskilt vid anställning av privatpersoner. Skillnaderna mellan hemlandet och arbetslandet kan ofta vara stora för en ny medarbetare, kulturkrockar kan förekomma, och ofta kan hjälp behövas med praktiska detaljer som kontakt med exempelvis Försäkringskassan, banken eller försäkringsbolag. 

Som arbetsgivare kan det vara klokt att avsätta lite tid, eller delegera någon annan att göra det, för att underlätta introduktionen.